メール

パソコンやスマートフォンの普及により、ビジネスにおいてもメールを活用する場面が増えています。ただ、メールは便利な反面、相手に意図が上手く伝わらずトラブルになるなどのデメリットもあります。上手に活用してビジネスに生かしましょう。

【メールのメリット】

１．一度に多くの人へ送信ができる
社員全員へ一斉メールが可能ですし、社外へも可能です。

２．都合の良い時にメールを見ることができる
電話の場合、忙しいときにかかってくると迷惑に思うこともありますが、メールの場合、お互い都合の良い時に見ることができます。

３．添付ファイルをつけることができる
ワードやエクセル、ＰＤＦなどのファイルをメールに添付して相手に見てもらうことができます。

４．基本的に無料で送受信が可能
携帯の場合、パケット代がかかりますが、パソコンの場合、無料で送受信ができます。

５．保存ができる
メールや添付ファイルはパソコン等に保存して管理することができます。

【メールのデメリット】

１．誤解を招くことがある
メールは気軽に手短に作成しがちなため、相手に意図が上手く伝わらず誤解を招くことがあります。直接、話をしている場合は誤解を招きかねない発言が一方にあったとしても、話の流れや声のトーン、表情、雰囲気などで悪気はないことを確認することができます。また、質問等をすることですぐに誤解をとくことも可能です。しかし、メールの場合は、相手の表情等は分からないため悪く解釈して、そのままになってしまうことがあります。

２．メールを開封しないことがある
相手が届いたメールを見落とすことがありますし、迷惑メールフォルダに入ってしまうこともあるので、相手がメールを開封しないことがあります。

３．証拠として残る
メールを保存できるのはメリットでもあり、デメリットでもあります。残っては困るようなメールでも証拠として残ってしまいます。

４．個人情報が漏れることがある
盗み見や、端末の紛失等で個人情報が漏れることがあります。