電話をかけるとき

ビジネスの場における電話のかけ方です。用件を整理してから電話をかけましょう。

●まず、名乗りましょう。
「私、○○会社の○○と申します。」

●相手を確認する
「○○会社様ですか？」

●挨拶をする
電話をかけるのが朝でしたら、「おはようございます」
朝以外でしたら、「いつもお世話になっております。」

●取次ぎをお願いする
電話に出たのが名指し人だったらそのまま話をします。名指し人ではなかったら、取次ぎをお願いします。
「恐れ入りますが、○○営業課の○○様をお願いしたいのですが」のように、部署名と名前を伝えます。
場合によっては、「○○の件でお電話させて頂きました」と伝えます。

●もう一度、挨拶をする
電話に出たらもう一度、挨拶をします。

●用件を伝える
「○○の件ですが」

●再確認をする
大事なことは再確認します。

●電話を切る前に一言、感謝の言葉を伝える
「お忙しいところありがとうございました。今後ともよろしくお願い致します。」
「失礼致します」と言い電話を切ります。電話を切るときは、かけたほうから切ります。

電話をかけた時に名指し人が不在等の場合は、「何時頃、お戻りなりますか」のように、いつ頃戻るか聞きましょう。 そして、状況に応じて、あらためて電話をするか、折り返し電話をしてもらうか、伝言をお願いするかを決めます。

●あらためて電話をするとき
戻る時間が分かったときは、「では、○時頃にあらためてお電話させて頂きます。」と伝えます。戻る時間が分からないときは、「では、こちらからまたお電話させて頂きます。」にします。

●折り返し電話をしてもらうとき
本来ならあらためて電話をするべきですが、急ぎの場合や戻る時間が分からない場合などは折り返しの電話をお願いします。例えば、「恐れ入りますが、お戻りになりましたら○○までお電話をお願いできますでしょうか」と伝えます。その際、名指し人が電話番号を知らない場合は、合わせて電話番号も伝えます。

●伝言をお願いするとき
簡単な用件で、伝言をお願いするときは、「恐れ入りますが、伝言をお願いできますでしょうか」と丁寧にお願いします。そして、「失礼ですがお名前をお伺いできますでしょうか」とお願いをする相手の名前を聞きましょう。